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Installationsleitfaden Klicken Sie hier um die Demo Filme zur Installation von OpusFlow CRM anzusehen. Schritt 1: Installierung A) Downloaden Laden Sie das Setup Programm und speichern Sie es an einer temporären Speicherstelle. Wenn Sie ein Netzwerk nutzen und mehrere PC's installieren wollen, dann können Sie das Setup in einer Netzwerkumgebung speichern, die von allen PC's aus verfügbar ist. Dann können Sie alle PC's mit dem selben Setup installieren. B) Starten des Setups (Klicken Sie hier, um den Film anzusehen) Sobald Sie das Setup gedownloaded haben, ist es äusserst wichtig, Outlook ® vollständig zu schliessen, bevor Sie fortfahren. Am Besten starten Sie ihren PC neu und öffnen Outlook ® nicht, bevor das Setup läuft. Stellen Sie ausserdem sicher, dass Outlook ® nicht von Programmen gestartet wird, die Outlook ® im Hintergrund laufen haben, wie z.B. PDA-Anschlüsse.
Bevor Sie das Setup starten, sorgen Sie dafür, dass Outlook ® nicht läuft, indem Sie CTRL-ALT-Delete eingeben und "Outlook.exe" in "Programme" and "Prozesse" suchen. Nun suchen Sie das Setup mit Ihrem Windows Explorer und starten es. Sie werden folgenden Screen sehen:
Um die Installation zu starten, klicken Sie "Nächstes" an. Im nächsten Screen können Sie die Lizenzvereinbarung lesen; sobald Sie diese akzeptiert haben, können Sie als Nächstes "Akzeptieren" auswählen. Dann drücken Sie "Installieren" und folgen den weiteren Schritten. Schritt 2: CDO Installierung Um OpusFlow CRM nutzen zu können, benötigen Sie CDO (Collaborative Data Object). Die meisten PC's verfügen bereits über diese Komponente. OpusFlow CRM wird Sie jedoch warnend darauf hinweisen, wenn auf Ihrem PC die CDO-Komponente nicht installiert ist. Um mehr über die Installierung von CDO zu erfahren, klicken Sie hier. Schritt 3: Das Starten von Outlook ® Sobald Sie das Setup durchlaufen haben, können Sie kontrollieren, ob OpusFlow CRM erfogreich installliert wurde: Prüfen Sie, ob das Verzeichnis "C:\Programmordner\OpusFlowCRM” mit mindestens den gezeigten Subfoldern besteht. Wenn Sie das "OpusFlowCRM" Verzeichnis und seine Subfolder nicht haben, haben Sie vermutlich OpusFlow CRM ohne (lokale) Administrator-rechte installiert. Bitte setzen Sie sich dann mit Ihrem Systemadministrator oder OpusFlow in Verbindung.
Nun starten Sie Outlook ®. Da Sie OpusFlow CRM zum ersten Mal starten, wird OpusFlow CRM damit beginnen Outlook ® für seinen ersten Gebrauch fertig zu machen. Das kann einen Moment dauern. Bitte folgen Sie den Schritten, die OpusFlow CRM vorsieht.
Wenn Outlook ® vollständig gestartet wurde, werden Sie:
Schritt 4: Vorbereitung der Konfiguration Sie müssen die Einstellungen nur verändern, wenn Sie in OpusFlow CRM mit mehr als einem Nutzer arbeiten wollen (über eine Netzwerkverbindung oder Peer-zu-Peer). Die Standardeinstellungen sind für den lokalen Nutzen zutreffend. Klicken Sie hier, um zu sehen, wie OpusFlow CRM auf dem Exchange Server installiert werden kann. Schritt 4 A: Vorbereitung der Installation auf einem Netzwerk (nutzen Sie OpusFlow CRM mit Ihren Kollegen gemeinsam) - Legen Sie ein "OpusFlowCRM" Verzeichnis auf dem Server für den gemeinsamen Ordner an und bilden Sie diese Speicherstelle auf einem Netzwerklaufwerk ab (Lesen Sie dazu den MS Artikel);
Klicken Sie in Ihrem Windows Explorer mit einem Rechtsklick auf Ordner, gehen Sie zu "Eigenschaften" -> "Sicherung", und bewilligen Sie die entsprechenden Genehmigungen für jeden Ordner. Schritt 4 B: Vorbereitung der Installation auf dem Exchange Server (Nutzen Sie öffentliche Ordner für unmittelbare gemeinsame Kontakte, Verabredungen, Anwendungen und Aktivitäten, ohne lokale Synchronisation) Folgen Sie nur diesen Schritten, wenn Sie einen Exchange Server nutzen. - Gehen Sie in Outlook ® zur "Ordnerliste", suchen Sie sich durch bis zu "Öffentliche Ordner" -> "Alle öffentlichen Ordner";
Schritt 5: Einstellungen Um die Einstellungen zu verändern, gehen Sie zu der Registerkarte "OpusFlowCRM", die Sie unter "Hilfsprogramme" -> "Optionen" finden. Schritt 5 A: OpusFlow CRM Ordner für Kontakte: Verändern Sie diese Einstellung nur, wenn Sie mit einem Exchange Server arbeiten. Der Standardordner ist der OpusFlow CRM Subfolder Ihrer Outlook ® Kontakte. Das ist der Ordner, in dem Sie alle OpusFlow CRM Addresskarten von Unternehmen und Kontakten in OpusFlow CRM finden werden. Wenn Sie den Exchange Server nutzen, können Sie diese Einstellung dem öffentlichen Ordner zuweisen, so dass jeder Nutzer unmittelbar mit der selben Adresskarte arbeiten wird. Laptop oder Off-line Nutzer können diesen öffentlichen Ordner ihren Favoriten hinzufügen, so können Sie OpusFlow CRM Off-line nutzen. Stellen Sie sicher, dass jeder OpusFlow CRM Nutzer über Inhaberrechte für den bestimmten öffentlichen Ordner verfügt. Schritt 5 B: Datenbankspeicherstelle Der Ort aller Daten in OpusFlow CRM (ausser den Dokumenten) ist eine Access Datenbank (oder SQL für lizensierte Nutzer). Diese Datenbank ist unter "C:\Programmordner \OpusFlowCRM\Datenbank\OpusFlowCRM.mdb" installiert. Wenn Sie diese Datenbank in Ihr Netzwerk kopieren, können sie alle mit den selben Daten arbeiten, indem Sie die Einstellungen aller Nutzer dieser bestimmten Datenbank zuweisen. Stellen Sie sicher, dass jeder OpusFlow CRM Nutzer Inhaberrechte für dieses "OpusFlowCRM" Verzeichnis und seine Subfolder auf dem Netzwerk hat und dass die Ordner mit Ihrer Vorgehensweise für das Back-up laufen. Anschliessend kopieren Sie die Datenbank "C:\Programmordner\OpusFlowCRM \Datenbank\OpusFlowCRM.mdb" in den "Datenbank" Subfolder und weisen die Einstellung "Datenbankspeicherstelle" jeden Nutzers dieser Speicherstelle zu. Schritt 5 C: Hauptspeicher Dokumente: Alle Dokumente, die in OpusFlow CRM erzeugt oder gesichert wurden, werden an einer zentralen Speicherstelle gespeichert. OpusFlow CRM wird automatisch einen Verzeichnisbaum unter Ihrem Hauptspeicher anlegen, basierend auf Ihren eigenen Unternehmen, Projekten und Subfoldern. Die Standardeinstellung nach Installation des Hauptspeichers lautet "C:\Programmordner\OpusFlowCRM\Dokumente". Wenn Sie OpusFlow CRM Dokumente mit Ihren Kollegen teilen wollen, können Sie diese Speicherstelle mit einer Speicherstelle auf dem Server verändern. Es wird empfohlen, das Verzeichnis "Dokumente" zu nutzen, welches für diesen Verwendungszweck in Schritt 4 A erklärt ist. Wenn Sie diese Einstellung dem Verzeichnis "Dokumente" auf dem Server zuweisen, wird jeder OpusFlow CRM Nutzer fähig sein, mit den OpusFlow CRM Dokumenten zu arbeiten. Indem man bestimmte Projektordner unter dem Hauptordner schützt, ist es möglich bestimmte Nutzer vom Zugriff auf vertrauliche Dokumente fernzuhalten. Nutzen Sie die Unternehmensverzeichnisse: Indem Sie diese Option auswählen, können Sie die Art und Weise abgleichen, wie OpusFlow CRM seine Verzeichnisbäume anlegt. [Haupspeicher] / [Projektname] / [Subfolder] Wenn diese Option ausgewählt wird, wird der Unternehmensname des Unternehmens / Kontakt, bezogen auf das Dokument, der Verzeichnisstruktur hinzugefügt: [Hauptspeicher] / [Unternehmensname] / [Projektname] / [Subfolder] Schritt 5 D: Ordner für Dokumentenvorlagen Wenn Sie Briefe, Dokumente, Excel Sheets, HTML / Posthalter, etc. mit OpusFlow CRM anlegen, können Sie ihre eigenen Dokumentenvorlagen mit ihrem eigenen Logo und eigener kundenspezifischer Anpassung nutzen. Es ist genau wie bei den anderen Einstellungen auch: "Wenn Sie ihre Dokumentenvorlagen mit anderen OpusFlow CRM Nutzern gemeinam nutzen wollen, müssen Sie die Dokumentenvorlagen an einer zentralen Speicherstelle speichern." Die Standardeinstellung ist dem Pfad "C:\Programmordner\OpusFlowCRM\Dokumentenvorlagen" zugewiesen; wenn sie aber wollen, dass jeder OpusFlow CRM Nutzer mit den selben Dokumentenvorlagen arbeitet, dann können Sie diese Einstellung auch der Serverspeicherstelle "Dokumentenvorlagen" zuweisen. Wenn Sie für alle OpusFlow CRM Nutzer so vorgehen, wird der Inhalt dieses Verzeichnisses angezeigt, sobald OpusFlow CRM Sie auffordert eine Dokumentenvorlage auzuwählen um ein Dokument anzulegen. Schritt 5 E: Gescannte Abbildungen Die Standardeinstellung weist auf Ihr "C:\" Laufwerk. Wenn Sie eingehende Dokumente scannen, die Sie mit OpusFlow CRM verteilen und speichern wollen, können Sie diese Einstellung an der Speicherstelle verändern, an der Ihr (Bündel) Scanner seine Scans temporär speichert. Das Dienstprogramm "Dokumentenverarbeitung" von OpusFlow CRM wird dann automatisch die Dokumente in sein Scanverzeichnis laden und sie abarbeiten bis das Verzeichnis wieder leer ist. Schritt 5 F: Anpassungsfähige Nutzerbereiche Neben den verfügbaren Standardbereichen (Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Email, Webseite, etc.) bietet OpusFlow CRM eine Anzahl von Bereichen an, welche Sie (für welchen Betreff auch immer Sie wollen) nutzen können:
Die Beschriftungen der Ja / Nein Felder können hier eingefüllt werden. Schritt 5 G: Automatisch speichernde Email / Gruppenordner Mit dieser letzten Option können Sie:
Schritt 6: Kontakte nach OpusFlow CRM importieren Sollten Sie bereits bestehende Kontakte in Outlook ® haben, können diese sehr leicht nach OpusFlow CRM importiert werden. Wenn Sie Ihre bestehenden Kontakte in einem anderen Programm als Outlook ® haben, müssen sie diese erst nach Outlook ® importieren. Das können Sie mit dem Outlook ® Import Wizard tun. Wählen Sie in Outlook ® "Ordner" -> "Import und Export..." aus. Hier finden Sie mehr darüber: http://www.slipstick.com/config/olimport.htm Wenn sich all Ihre Kontakte in Outlook ® befinden, sollten Sie sie in Kategorien einteilen bevor Sie sie nach OpusFlow CRM importieren. OpusFlow CRM nutzt die Outlook ® Kategorien, um seine eigenen Gruppen anzulegen. Sobald Sie Sie alle Kontakte in Outlook ® haben, können Sie “Hilfsprogramme” -> “Importiere Outlook ® Kontakte” auswählen um die Kontakte zu importieren. Sie müssen nur noch den Hauptordner auswählen und “Importiere Outlook ® Kontakte” anklicken und Ihre Kontakte werden nach OpusFlow CRM importiert. Schritt 7: Vorbereitung der automatischen Synchronisation Outlook ® / Exchange ist keine Datenbank. Adresskarten, Verabredungen, Anwendungen, etc. sind “lose” Items ohne klaren Bezug wie in einer Datenbank. In OpusFlow CRM werden alle Daten in einer Datenbank gespeichert. Outlook ® / Exchange wird nur genutzt, um die Daten in einer benutzerfreundlichen MS Outlook ® Schnittstelle zu zeigen. Ohne Exchange Server: Wenn Sie ohne Exchange Server (und mit pst-files) arbeiten, wird jeder OpusFlow CRM Nutzer die automatische Synchronisation nutzen müssen, um sein / ihr persönliches Postfach mit den zentralen OpusFlow CRM Daten auf dem Laufenden zu halten. Nach dem Installieren von OpusFlow CRM wird ein Outlook ® Symbol in ihrer “Systemablage” rechts unten auf ihrem Screen erscheinen.
Das ist das Dienstprogramm für die Synchronisation. Wenn es nicht erscheint, können Sie es durch die Auswahl von “Synchronisation” -> “Synchronisiere automatisch” aktivieren. Wenn Sie das Symbol mit einem Rechtsklick anklicken und “Einstellungen” auswählen, werden Sie diese Eingabemaske sehen:
Es wird empfohlen die Einstellungen so wie sie in diesem Beispiel angezeigt werden anzuwenden. Wenn der Synchronisationsvorgang Ihren PC zu sehr verlangsamt oder wenn jeden Tag äusserst wenige Änderungen gemacht werden, sollten Sie das Intervall auf 30 oder 60 Minuten abändern. Es ist ausserdem möglich das Dienstprogramm für die Synchronisation zu de-aktivieren und manuell zu synchronisieren. Mit Exchange Server: Wenn Sie mit dem Exchange Server arbeiten, müssen Sie alle OpusFlow CRM Ordner (Kontakte, Kalender, Anwendungen, Aktivitäten) den öffentlichen Ordnern zuweisen (siehe Schritt 5:Einstellungen). Sollte das der Fall sein, passen Sie die Einstellungen ordnungsgemäss an; es muss nur ein PC synchronisiert werden. Es wird empfohlen die selben Einstellungen für den zu synchronisierenden PC anzuwenden, wie in dem Beispiel für Einstellungen ohne Exchange Server (s.o.) angezeigt. Beachten Sie dass, wenn Sie die öffentliche Ordner nutzen, die Optionen, um Verabredungen, Anwendungen und Aktivitäten zu synchronisieren, abgeschaltet sein müssen. Laptopmodul Mit OpusFlow CRM können Sie auch arbeiten, wenn Sie nicht mit dem Server verbunden sind. Dafür benötigen Sie das Laptopmodul. Die Datenbank Das OpusFlow CRM Laptopmodul nutzt eine Kopie der MS Access Datenbank um die Datenbank verfügbar zu machen wenn Sie online sind. Auf diese Art und Weise können Sie mit OpusFlow CRM weiterarbeiten; Informationen hinzufügen und bearbeiten und mit der Datenbank des Servers synchronisieren, wenn Sie Verbindung haben. Um eine Kopie auf dem lokalen Laufwerk des Laptop / Heim-PC zu erzeugen, können Sie auf "Hilfsprogramm" --> "Optionen" --> "Datenbank" gehen und die Taste "Offline verfügbar machen" drücken. Klicken Sie hier um mehr über Kopieren von Datenbanken zu erfahren: Dokumente Windows XP Professional oder höher bietet Nutzern die Möglichkeit Ordner und Mappen offline verfügbar zu machen. Dann können Sie die Ordner (+ Subfolder) für das Dokumentenverzeichnis und das Dokumentenvorlagenverzeichnis auf dem Netzwerk Offline verfügbar machen, entsprechenden Speicherstellen auf Ihrem Laptop / Offline PC zuweisen und mit diesen Dokumenten weiterarbeiten, wenn Sie Offline sind. Wenn Ihre Windowsversion keine Ordner Offline anbietet, können Sie ihre Dokumente von OpusFlow CRM synchronisieren lassen. Gehen Sie auf "Hilfsprogramm" --> "Optionen" --> "Hauptspeicher Dokumente" und wählen Sie ihr lokales Laufwerk in der Einstellung am oberen Ende und ihr Netzwerklaufwerk in der Einstellung am unteren Ende aus. Danach können Sie die Dokumente von dem OpusFlow CRM Hilfsprogramm synchronisieren lassen. Öffentliche Ordner Wenn Sie einen Laptop / Offline PC in Verbindung mit einem Exchange Server nutzen wollen, müssen Sie sicher stellen, dass Ihre öffentlichen OpusFlow CRM Ordner auch Offline verfügbar sind. Damit das der Fall ist, müssen Sie die öffentlichen OpusFlow CRM Ordner in ihre Favoriten kopieren: Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den Ordner, wählen Sie "Kopiere [Ordnername]" aus und kopieren Sie die 4 Ordner in Ihre Favoriten. Dann müssen Sie sie Offline verfügbar machen: Outlook 2000: Klicken Sie den Ordner mit einem Rechtsklick an, wählen Sie "Eigenschaften" -> "Synchronisation" -> "Dieser Ordner ist verfügbar: Wenn Offline oder Online" Dieser Schritt dient dazu die Einstellungen auf dem Laptop / Offline PC den Offline Ordnern in Ihren Favoriten zuzuweisen: 1) "Hilfsprogramme" --> "Optionen" --> "OpusFlowCRM" --> "OpusFlowCRM Ordner Kontakte"; Der letzte Schritt ist es, den Cached Exchange Modus (NUR FÜR OUTLOOK 2003!) abzuschalten: |
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| © Copyright Opusflow 2005 I by IntraServe |
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Die automat. Synchronisation ist nicht aktiv.