- Jack Jackson.     (JJ)
- Hank Williams      (HW) 
- Tessa de Loo      (TDL)
- Alice Dropper     (AD)

Jack und Tessa sind Verkäufer.
Hank arbeitet für das Helpdesk 
Alice ist im allgemeinen Mitarbeiterstab und arbeitet morgens für das Helpdesk. 

Es gibt also drei Gruppen und Jack erstellt für diese folgenden Gruppenkalender:

Verkäufer
Helpdesk
Mitarbeiter

Da es praktisch ist alle Verabredungen eines jeden einzelnen zusammen in einem Kalender einzusehen, erstellt Jack ausserdem den Kalender:

Jeder

Nachdem Jack nun die vier Kalender auf dem Exchange Server angelegt hatte, konnte jeder im gleichen Moment diese Liste in den Gruppenkalendern von Outlook sehen.  

Natürlich beginnen alle gleich damit den Kalender zu testen. Lassen Sie uns am Beispiel von Alice nachvollziehen, was sie für neue Anwendungsmöglichkeiten entdeckt. Sie hat Ihrem Kalender zwei Items hinzugefügt...

Alice ist Mitglied dreier Gruppenkalender und hat glücklicherweise eine Version von Outlook 2003; daher kann sie sich die Kalender nebeneinander anzeigen lassen.  

Das Anklicken der 'Ordnerliste' ermöglicht es ihr die 'Öffentlichen Ordner' und die Gruppenkalender zu durchsuchen.

Alice ist Mitglied der Kalender Jeder, Helpdesk and Mitarbeiter; daher öffnet sie zuerst den Kalender Jeder.

Sie sieht ihre Testverabredungen wie erwartet und bemerkt, dass Tessa ebenfalls testet. Tessa hat ein privates Item hinzugefügt. Das ist etwas, was Alice später ausprobieren möchte. Zuerst sieht sie sich die anderen Gruppenkalender an, in denen sie ebenfalls Mitglied ist.

Helpdesk and Mitarbeiter:

Es scheint ausgezeichnet zu funktionieren, aber sie möchte trotzdem ihre Gruppenkalender nebeneinander ansehen. (eine neue Funktion in Outlook 2003).

Durch entsprechendes Anklicken des Kalenders Jeder wird ihr die Option 'Zu den Favoriten hinzufügen' angezeigt. Daher fügt sie die Kalender  Jeder, Helpdesk and Mitarbeiter zu den Favoriten hinzu.

Und schon, nachdem sie die Kalender-Taste angeklickt hat, erscheinen sie in ihrer Kalenderliste.

Drei Klicks in das Ankreuzfeld und...  

Nachdem sie sieht, dass ihre Kollegin Tessa private Items anlegen kann, klickt sie gleich ihre Testverabredung an, um sie als Privat aufzulisten. 

Sie findet diese Option sehr gut, möchte aber auch noch die andere Option ausprobieren, von der sie gehört hat; nämlich ein Item des Gruppenkalenders zu verbergen, indem man @@@ in das Textfeld für Verabredungen einfügt.

Daher öffnet sie das andere Testitem und tippt @@@ in das Testfeld ein.

Und wie erwartet erscheinen nach wenigen Sekunden die bestehenden Einträge im Gruppenkalender unter Wahrung maximalen Datenschutzes.

Nun startet sie das Importprogramm, um all ihre vorher vorhandenen Kalenderitems in die Gruppenkalender zu holen.